نقش مدیریت زمان در تحقق بهره وری

به گزارش پایگاه خبری بانک مسکن-هیبنا؛این پژوهش از سال 1993 تاکنون مدیران را در سراسر جهان از نظر ابزارهای مدیریتی مورد استفاده و چگونگی اجرای اثربخش این ابزارها مورد بررسی قرار داده است؛نتایج این تحقیق که درپاییز 2017 انجام و جزییات آن در سال 2018 منتشر شده است، نشان می دهد مدیریت زمان به عنوان بیستمین ابزار از 25 ابزارمدیریتی که در نتایج این پژوهش منتشر شده است مورد توجه مدیران است.
مطابق با تعریف موجود مدیریت زمان به بهترین استفاده ممکن از زمان و انجام کار درست در زمان مناسب اشاره می کنند؛مدیریت خوب وبهینه زمان نقش اساسی در اتمام کارها در چارچوب زمانی مقرر بازی می کند و همچنین بهره وری شخصی را افزایش می دهد؛در سازمان نیز کارکنان برای رسیدن به اهداف زودتر از موعد و شناخته شدن باید بیاموزند که زمان را به خوبی مدیریت کنند.
مطالعات نشان می دهد کارمندی که ارزش زمان را درک کند هرگز از کار خسته نمی شود و در هر لحظه بسیار لذت می برد؛طبق تعریف، فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی در ارتباط با چگونگی تقسیم زمان در دسترس بین فعالیت های مشخص را «مدیریت زمان» می گویند.در واقع زمان ارزشمندترین سرمایه موجود نزد هر فرد،گروه وسازمان است که با دیگر سرمایه ها به هیچ وجه قابل مقایسه نیست.
در پژوهش های صورت گرفته در این باره تاکید شده است دانستن اینکه چگونه می توان زمان را مدیریت کرد نه تنها برای سازمان مفید است بلکه باعث می شود کارکنان رضایت شغلی بالاتر و در نتیجه حس خشنودی بیشتری داشته باشند؛دست کم5 مزیت مهم برای موضوع مدیریت زمان و تحقق آن در سازمان ها مورد تاکید قرار دارد؛اول آنکه به واسطه تحقق مفهوم مدیریت زمان می توان کارهای بیشتری در زمان مقرر به انجام رساند؛در وهله بعد می توان انجام فعالیت ها را اولویت بندی کرد و فعالیت ها را مطابق با اولویت هر کدام از آن ها به انجام رساند.انجام و اتمام به موقع فعالیت ها از دیگر مزیت های دستیابی و عمل به مفهوم مدیریت زمان است؛توقف انجام فعالیت های بیهوده و ارتقای عملکرد سازمان و همچنین اثبات ارزش و توانمندی های سازمان در میان مدیران و کارکنان از دیگر مزایای آن به شمار می رود.
در مطالعات انجام شده همچنین به 4 عامل سازمانی موثر بر مفهوم مدیریت زمان اشاره شده است؛اولین عامل بحث «تفویض اختیار» است؛مفهوم تفویض اختیار کاملا وابسته به دیدگاه های مدیران است؛از تفویض اختیار می توان به عنوان بهانه ای برای انداختن دلایل شکست بر دوش زیردستان و پناهی برای سرپوش گذاشتن بر تنبلی خود بهره برد که در این صورت تفویض اختیار کاری است غیر اخلاقی و غیر حرفه ای و میزان بهره وری در سازمان را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد؛از سوی دیگر تفویض اختیار می تواند ابزاری قوی برای برانگیختن وآموزش افراد باشد که موجبات تعالی افراد سازمان و امکان شناسایی توانمندی های آنان را نیز فراهم می کند؛البته لازم است تفویض اختیار در زمان مناسب صورت بگیرد تا اثربخشی آن دو چندان شود؛در هنگام کمبود وقت برای انجام کارهای اولویت دار،در هنگام لزوم افزایش مهارت های کارکنان،در هنگام مشارکت دیگران در انجام کارها به نشانه اعتماد و احترام،در هنگامی که این اطمینان وجود دارد که دیگران نیز می توانند کارها و فعالیت ها را به خوبی شما و به درستی انجام دهند،موضوع تفویض اختیار می تواند مفید و اثر بخش باشد.
«روابط سازمانی» ازدیگر موضوعات موثر بر مفهوم مدیریت زمان در سازمان است؛مشکلات زمانی در محل کار،به شدت تحت تاثیر اطرافیان است؛عادت های بد مدیریت زمان اثراتی موجی بر اطرافیان می گذارد؛از این رو یکی از چالش های اصلی مدیریت زمان این است که بتوان بین بعد کارکردی و بعد اجتماعی سازمان تعادل برقرار کرد.
«جلسات کاری» را می توان یکی دیگر از عوامل موثر بر مدیریت زمان در سازمان ها دانست؛یکی از جدی ترین اتلاف کننده های زمان،جلسات هستند؛با وجود هزینه و وقت زیادی که صرف تشکیل جلسات می شود معمولا از این جلسات بهره برداری کافی نمی شود.
چهارمین عامل سازمانی موثر در مفهوم مدیریت زمان «انفجار اطلاعات» است؛انفجار اطلاعات برای سازمان ها وکارکنان روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می کند؛تکنولوژی هم این مساله را تشدید می کند و همچنین از سوی دیگر به حل آن کمک می کند.انفجار اطلاعات در واقع زمانی رخ می دهد که عرضه اطلاعات از ظرفیت پردازش بیشتر باشد؛یکی از راه های تضمین شده برای کسب به موقع اطلاعات،سازمان دهی نیازهای اطلاعاتی و داشتن برنامه زمانی برای تامین آن هاست.